关于移交2024-2025学年档案材料的通知

关于移交2024-2025学年档案材料的通知

各单位：

根据《高等学校档案管理办法》及学校档案管理相关规定，结合实际，现开展2024-2025学年度（2024年9月1日至2025年8月31日）形成的各类档案整理、移交、归档工作。为确保档案材料完整、系统、安全归档，现就本次归档移交工作安排如下：

一、归档范围

本次归档涵盖各单位在本教学年度教学、科研、管理、学生工作等各项活动中形成的，具有保存价值的各类文件材料。

（一）教学管理类

1.专业建设：专业申报与评估材料、课程建设（精品课程、在线课程等）申报及验收材料、教学大纲修订文本等；

2.教学运行：授课计划、优秀教案范本、教学进度表、教研室会议记录本等；

3.实践教学：实习实训基地协议、优秀论文汇编等；

4.教学评估：教学质量监控材料、听课记录、评价表、教学成果奖申报及获奖材料等。

（二）学生管理类

1.学籍管理：学生登记表、毕业生登记表、学籍卡、成绩单（加盖学院及教务处公章）、毕业生留影、毕业证/学位证发放签字表等；

2.奖惩资助：学生获奖、荣誉证书复印件、奖学金/助学金审批材料、违纪处分文件及解除等；

（三）党群与行政类

1.党建工作：党委（党总支）会议记录、学生支部会议记录、支部活动材料、党员发展、党风廉政建设等；

2.行政事务：学年年度工作计划与总结、规章制度修订文本、重要会议纪要等。

（四）其他类

本教学年度形成的未列入上述范围但具有保存价值的文件材料，及以往年度未按时归档的补交材料。

二、归档要求

1.归档材料需齐全成套，正文、附件、批复等缺一不可；学生学籍、成绩等关键材料需信息完整，签字盖章手续齐全。

2.各单位指定兼职档案员对照归档范围，全面收集本学年度应归档材料，进行分类、组卷，并在档案管理系统中录入卷内目录，操作步骤见附件1档案管理系统操作指南。

3.各单位分管档案工作负责人对归档材料进行审核，确认齐全后在《档案材料移交清单》（附件2）上签字盖章，一式两份。

4.学校档案室对材料进行验收，合格后签字盖章，双方各留存一份备查。

三、移交时限

1.常规档案（教学、党群、行政类）：请于2026年3月27日前完成系统提交及现场移交；

2.学生相关档案（学籍、奖惩、资助等）：请于2026年4月10日前完成移交；

3.特殊情况：确因工作需要延期移交的，需提前提交书面说明（单位负责人签字并加盖公章），报学校档案室备案，延期原则上不超过1个月。

四、联系方式

移交地点：学校档案室（成都校区银杏楼101）

联系人：谭老师（档案管理员）

联系电话：028-87979099（内线8099）

请各单位高度重视档案归档工作，明确责任分工，确保按时、高质量完成本学年度档案移交任务。对未按要求归档或逾期未移交的单位，将按学校相关规定发送催收函。

附件：1.档案管理系统操作指南

           2.档案材料移交清单

学校办公室（档案室）

                                                                                                                                                                               2026年3月5日