关于进一步加强实物、声像档案整理归档的通知

关于进一步加强实物、声像档案整理归档的通知 

各单位：

为充分发挥实物、声像档案的宣传功能，保存我校在各项工作中留下的具有保存价值的记录，根据档案管理相关规定，现将实物与声像档案归档工作事项通知如下：

一、归档范围

（一）实物档案

实物档案是指学校在从事人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作以及基建、管理、服务、保障等各类办学治校活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值和历史记录意义的实物材料。

（二）声像档案

声像档案是指我校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音和录像文件。

二、归档要求

归档的实物与声像档案应保持完整无损，任何单位或个人不得随意损坏、私存或转送他人。凡归档的实物与声像档案必须填写完整目录，对档案的主题和时间进行说明。

各部门对照归档范围并按归档要求整理好本部门形成的材料，具体要求如下：

（一）保证质量

1.实物档案

(1)奖品实物档案归档时应附目录说明获奖名称、获奖时间、获奖单位、颁奖单位等，见附件1。

(2)字画和礼品实物档案归档时，应附目录说明物品名称、 接受时间、地点、事由、赠送人、接收人，见附件2。

2.声像档案

(1)归档的声像材料应内容完整、清晰。归档的照片应精心挑选，对反映同一内容的若干张照片，应选择图像质量好的，具有代表性的。建议所选图片可包含活动全景图、观众全景图、特写图（领导、嘉宾、观众、特定环节）。

(2)归档的数码照片的采集统一使用JPEG格式，其文件大小以JPEG格式不低于1M；拍摄的数码照片像素应在300万以上，扫描的数码照片线数不低于600。目录填写要求见附件3。

(3)归档的录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档，录像类电子文件以MP4、MPG、AVI、FLV等格式归档，目录填写要求见附件4。

（二）移交方式

对具有保存价值的实物与声像档案，单位或个人应及时整理，附目录说明和移交清单（移交清单与目录一致），实物档案需物品与移交清单同时移交至学校档案室；声像档案可不冲洗照片，以U盘或移动硬盘离线方式移交。移交清单纸质版加盖移交单位公章，一式两份，交接双方签字后各存一份备查。

（三）移交时间

1.2025年及以前的材料移交截止时间为2026年4月3日前；

2.2026年起实物、声像档案10个工作日内移交至学校档案室。实物档案由获得单位负责移交至学校档案室，移交时间为获得之日起10个工作日内。原则上，原件存于学校档案室，若需展陈请自行制作复制件。声像档案由主办单位负责移交至学校档案室，移交时间为活动结束后10个工作日内。

附件：1.实物（奖品类）档案移交清单

           2.实物（字画礼品类）档案移交清单

           3.声像（照片类）档案移交清单

           4.声像（录音录像类）档案移交清单

                                                                学校办公室（档案室）

                                                                                                                                                  2026年3月5日

附件1.实物(奖品类)档案移交清单.xlsx

附件2.实物(字画礼品类)档案移交清单.xlsx

附件3.声像(照片类)档案移交清单.xlsx

附件4.声像(录音录像类)档案移交清单.xls